Tartalom5 szakasz
1. Határozza meg az ERP-bevezetés sikerkritériumait
Egy cég bevezeti az ERP-t, de később senki sem tudja, megtérült-e, mert előtte nem rögzítették, mit akar elérni vele. A bevezetés előtt ezért a cégvezető legfontosabb feladata a reális célok meghatározása. A célok konkrét mutatókkal fogalmazhatók meg a legpontosabban, így minden sikerkritériumhoz érdemes pontos mérőszámot rendelni.
Az ERP-bevezetés sikerkritériuma lehet például:
- egy adott munkafolyamat átfutási idejének csökkentése;
- a cég bevételének meghatározott százalékos növekedése;
- a reklamációk számának csökkentése;
- bármely más mérhető cél.
Az objektív sikerkritériumok a munkatársak számára érthetőbbé teszik, miért van szükség az új ERP-rendszerre, és a fejlesztőket is ösztönzik, mert a részletes dokumentáció alapján a projekt sikere egyértelműen kimutatható.
A jól átgondolt sikerkritériumok abban is segítenek, hogy az ERP-bevezetés teljes egészében visszahozza az árát. Megtérülésről akkor beszélhetünk, ha a szoftverrel elért megtakarítás és többletbevétel meghaladja a befektetés teljes összegét.
2. Hangolja össze az ERP-bevezetés lehetőségeit a reális igényekkel
A sokféle AI-megoldás még kkv-környezetben is vonzó lehet egy ERP-rendszer bevezetésekor, de költséghatékonysági okokból fontos, hogy csak olyan automatizmusok kerüljenek a rendszerbe, amelyek konkrét részfeladatokhoz köthetők.
Érdemes már a tervezéskor minden leendő ERP-funkcióhoz hozzárendelni egy ma is végzett munkafolyamatot, mert így fölösleges extrák nélkül, hamarabb megtérülhet a befektetés.
3. Kezdje el a tervezést már a szerződéskötés előtt
Mielőtt a cég szerződést köt a megfelelő partnerrel, jó kiindulópont lehetnek a fejlesztőcégek blogjai: a szakértők írásaiból az ERP-bevezetés leggyakoribb kihívásai és megoldásai mellett a csapat munkamódszerei is megismerhetők.
Az ERP-rendszer maximális megtérülésére akkor van a legtöbb esély, ha a modulok felépítésében, a külső (harmadik féltől származó) szoftverek integrálásában és a felhasználói felületek (UI/UX) kialakításában a fejlesztők mellett a megbízó és az általa kijelölt kulcsemberek is részt vesznek.
Az AP4-nél az ERP-bevezetés technikai megvalósítása mellett a stabil költségterv kialakításában is segítünk. Így a projekt a vállalat anyagi lehetőségeihez igazítható, és az elvárások ellenőrizetlen bővülése is kordában tartható.
4. Tanítson be minden munkatársat
A befektetés csak akkor térül meg, ha a munkatársak megismerik és szívesen használják az új szoftvert.
Megfelelő oktatással az eleinte szkeptikus kollégák is jobban támogatják majd az ERP-bevezetést, mert nem egyik napról a másikra kell lecserélniük a megszokott Excel-táblázataikat és Word-dokumentumaikat.
Érdemes olyan fejlesztőpartnert választani, amely a kivitelezés során folyamatos tesztelési lehetőséget ad, a bevezetés előtt pedig részletes, személyes vagy e-learninges oktatással segíti a felkészülést. Az így összegyűlt tudásanyag egyszerűen beépíthető a betanítási (onboarding) folyamatba, így az új kollégák is hamar felzárkózhatnak a tapasztalt csapattagok szintjére.
5. Ne feledkezzen meg az ERP-rendszer utánkövetéséről sem
Egyes cégek az ERP-rendszer bevezetése után már nem mérik vissza az eredményeket. Ez azért problémás, mert ha az élesítés utáni támogatási és bővítési költségek nincsenek dokumentálva, a szoftver megtérüléséről torz kép alakul ki.
Ezért a fejlesztés és az üzemeltetés során is érdemes mérni a folyamatokat, és rendszeresen riportot készíteni. A teljes megtérülés érdekében az ERP-rendszer eredményeit a bevezetés után is folyamatosan nyomon kell követni, és az eredmények alapján szükség esetén rövid határidővel frissíteni a rendszert.
Az AP4-nél kész modulokra építve fejlesztünk testreszabott ERP-rendszert, és ebben a munkában is az új szoftver minél jobb megtérülését tartjuk szem előtt.