Tartalom5 szakasz
A munkatársak meggyőzése az ERP-rendszer bevezetéséről
Egy cég elindítja az ERP-bevezetést, de a kollégák a megszokott táblázataiknál maradnak, mert csak a többletmunkát látják: az adatok két helyre kerülnek, a bevezetés lelassul. Ez a bevezetés egyik legnagyobb kihívása.
A régóta ott dolgozó, az Excel-fájlokhoz és az évtizedek óta használt külső szoftverekhez ragaszkodó kollégákat azzal lehet meggyőzni, hogy az ERP egy helyre gyűjti az adatokat, és gyorsítja a munkafolyamatokat.
Az AP4 Digital tippje: Az ERP-fejlesztés kezdődjön a vezéregyéniségek kijelölésével, akik részlegenként el tudják nyerni a többi kolléga bizalmát, és világosan kommunikálják a rendszer bevezetésével járó előnyöket. Lehetőleg olyan munkatársak legyenek, akik korábban már dolgoztak ERP-vel, mert ők érzik leginkább a digitalizáció fontosságát.
A kezdeti szkepszist a közös ötletelés is eloszlathatja, ezért az is fontos, hogy minden kolléga bevonva érezze magát az igényfelmérésbe. Minél több ötlet gyűlik össze, az AP4 Digital csapata annál pontosabban tudja a vállalat ágazatához és működéséhez igazítani az ERP-t.
Jól működő rendszerintegrációk létrehozása
Az ERP-fejlesztés fontos szempontja, hogy a rendszer külső szoftverekkel is összekapcsolható legyen. Így a kollégák a mindennapi folyamatokat egyetlen helyen látják, és a szükséges információkat is gyorsan visszakereshetik.
Az ERP legfontosabb integrációi:
- a pénzügyi rendszerek,
- a beszerzési modulok,
- az értékesítést támogató szoftverek,
- a meglévő webáruházmotor,
- a raktárkészlet-kezelő program.
Az AP4 Digitalnál az ERP-t kész modulokra építve, a vállalat működéséhez igazítva készítjük el (Adopt ERP), ezért a kapcsolatokat a többi használt szoftver igényeihez mérten alakítjuk ki. Igény szerint a kapcsolódó szoftvereket is kifejleszthetjük, és úgy tervezzük őket, hogy összehangoltan működjenek egymással.
Az ERP-bevezetés időpontjának kitűzése
Egy vállalatirányítási rendszer bevezetése koncentrációt igénylő folyamat, ezért érdemes olyan időszakra időzíteni, amikor nem fut más nagy volumenű projekt. Az időigény a rendszer méretétől és a testreszabás mértékétől függ: az Adopt ERP esetében a közös rendszertervezés 10 munkanap, a testreszabás és a fejlesztés jellemzően 6–10 hét.
Ajánlott, hogy a bevezetést nagyban segítő kulcsemberek munkáját a vállalat a projekt végén célprémiummal is elismerje, mert ezek a kollégák a tesztelést gyakran a mindennapi feladataik mellett, túlórában végzik.
A többletjuttatás előnye, hogy a motivált munkatársak még alaposabb visszajelzésekkel segítik a fejlesztőket, a pontosan kivitelezett rendszer pedig akár többszörösen is megtérülhet a vállalatnak.
A minőségi oktatás megvalósítása
A vállalatirányítási rendszerek számos üzleti folyamatot átláthatóbbá tesznek, és a közös hatékonyságnövelés érdekében összefogják a kollégák munkáját, ezért fontos, hogy a szervezet minden tagja egyformán jól elsajátítsa az ERP használatát.
Más vállalati projektekhez hasonlóan az ERP-t is érdemes először egy első használható változatban (MVP) elkészíteni. Így a munkatársak már a legelső verzióval élesben dolgozhatnak: javaslatokat tehetnek a fejlesztés további irányára, és a többi kolléga későbbi betanítását is felgyorsíthatják.
A sikeres bevezetést az is segíti, ha a fejlesztőpartner oldalán dedikált kapcsolattartó válaszol – gyorsan és szakzsargon nélkül – a felmerülő kérdésekre.
Az ERP rugalmasságának biztosítása
Már az ERP bevezetése idején is folyamatosan jelennek meg olyan informatikai újdonságok, amelyek tovább gyorsíthatják a munkafolyamatokat, ezért érdemes olyan partnert választani, amely az élesítés után is támogatja a rendszert.
Egy teljes rendszercsere helyett az új lehetőségek folyamatos követése és a hasznos automatizmusok gyors beépítése az ERP-be pénzt és időt is megtakaríthat a vállalatnak. Ez mindkét félnek előnyös: az AP4 Digitalnál a hosszú távú együttműködésben hiszünk.
Az AP4 Digital tapasztalt csapata segít a fenti kihívások kezelésében.