Tartalom5 szakasz
Egy növekvő cégnél az új kollégák betanítása a tapasztalt munkatársak idejét köti le, az ellenőrzések adatai Excel-táblákban gyűlnek, a részlegek pedig e-mailben adják át egymásnak az ügyeket. A létszám, a feladatok és a felelősség növekedésével ezek a kihívások egyre összetettebbek lesznek. Az alábbi öt ötlet olyan egyedi, belső használatú rendszerekre mutat példát, amelyek egy-egy jól körülhatárolt feladatot támogatnak.
1. Testreszabott CRM a hatékonyabb értékesítéshez
Ha a vállalati rendszer logikusan épül fel, az értékesítés is gyorsulhat, mert azonnal látszik, pontosan hol tart az ügyfél azon az úton, amelynek a végén elkötelezett vásárlóvá válik.
Az egyedi fejlesztésű rendszer egyik legnagyobb előnye, hogy a CRM-modulban a vásárlók adatai mellett akár a pályázatok is kezelhetők.
Egy mesterséges intelligenciával (AI) támogatott szoftver például már a pályázat előkészítésekor össze tudja vetni a szervezet adatait a pályázati feltételekkel. Így a rendszer segít abban, hogy a cég időben észrevegye a számára releváns lehetőségeket.
2. Digitalizált ellenőrzési napló
Az ellenőrzési tevékenység jellemzően már egyetlen telephelyen is rengeteg dokumentációval jár. Országos lefedettségű szervezetnél pedig a bonyolult Excel-táblák kiváltása egyedi vállalati rendszerrel ma már szinte elkerülhetetlen.
Egy országos szerzői jogkezelő szervezettel közösen dolgoztunk egy ilyen felhőalapú rendszeren. A projekt célja az volt, hogy a munkatársak egy helyen lássák a kötelezően ellenőrizendő szempontokat, és tableten azonnal dokumentálni is tudják őket.
Az Android-alkalmazásban előre meghatározható a teljes munkafolyamat, így az ellenőrök lépéskihagyás nélkül, a hibalehetőségeket csökkentve rögzíthetik a zenét szolgáltató helyek (például éttermek, pubok, szórakozóhelyek és fesztiválok) adatait. Ez azért hasznos, mert az ülőhelyek száma és a nyitvatartási idő alapján hatékonyabban számíthatók ki a zenehasználati díjak.
3. Az onboarding gyorsítása adatbázis-építéssel
Az új kollégák beillesztése a szervezetbe (onboarding) mindig is a tudás átadására épült, de időhatékonyság szempontjából ma már nem mindegy, hogy a betanítást hús-vér kollégák végzik, vagy egy előre átgondolt vállalati rendszer.
A vállalati rendszerbe épített onboarding modul:
- előre dokumentált munkafolyamatokkal gyorsítja az új munkatársak betanítását;
- egyszerűsíti a részlegek közötti együttműködést, így a célok hamarabb elérhetők;
- egyértelműbben közli, milyen minőséget várnak el az egyes feladatoknál;
- időt takarít meg, mert egy helyre gyűjti és visszakereshetővé teszi a szervezeti tudást.
Egy jól használható onboarding felület ráadásul a munkatársak lojalitását is erősítheti, így a fluktuáció és a cég HR-költségei is csökkenhetnek.
4. Moduláris felépítéssel összekapcsolt részlegek
Vállalati környezetben a különböző területek munkatársai ugyanazért a szervezeti célért dolgoznak, ezért az egyedi rendszert érdemes moduláris felépítéssel megvalósítani, hogy a részfolyamatok mindenki számára átláthatók legyenek.
Az AP4 csapatát pontosan ilyen igénnyel kereste meg a Ferro-Sped 2000 Kft., amely nemzetközi fuvarozással foglalkozik, és a szállítmányok dokumentálását, valamint a kárbejelentések intézését is házon belül végzi.
A fejlesztés célja egy összekapcsolt felület volt, amelyen a terepen dolgozó sofőrök, az irodai adminisztrátorok és a külső kárügyintéző partnerek is végigkövethetik a folyamatban lévő ügyeket.
A részlegek sikeres együttműködéséről, a FerroApp mobilalkalmazásról és a WebAdmin modulról korábban egy külön cikkben írtunk részletesen.
5. RPA-technológiával automatizált rutinfeladatok
Egyes felmérések becslése szerint a cégek munkafolyamatainak nagyságrendileg 30–50%-a szoftverrel is kiváltható. Az egyedi rendszerbe épített RPA (Robotic Process Automation, robotizált folyamatautomatizálás) például hatékonyan át tudja venni a rutinszerű, ismétlődő feladatokat, így a munkatársak a felszabaduló időben nagyobb értéket teremtő munkával foglalkozhatnak.
Az RPA előnye, hogy akár a nap 24 órájában, az év minden napján dolgozhat. Legyen szó adatrögzítésről, űrlapok kitöltéséről, szkennelt dokumentumok feldolgozásáról, tranzakciók végrehajtásáról vagy összetett, szabályalapú becslésekről, a szoftverrobot megfelelő programozás után következetesen és a kézi munkánál jellemzően jóval kevesebb hibával végezheti el ezeket a monoton feladatokat.
Ha további, hatékonyságnövelő ötleteket keres egyedi vállalati rendszerekhez, kérjen időpontot egy díjmentes, 30 perces első egyeztetésre az AP4 csapatával.