Mikor van szüksége a cégének ERP-rendszerre? 5 jel

Mi is az az ERP-rendszer?

Egy cégnél elakad a szabadságon lévő kolléga helyettesítése, mert az iratok nála vannak. Ilyenkor ERP-re lehet szükség: olyan vállalatirányítási szoftverre (Enterprise Resource Planning), amely egységes rendszerben, naprakész adatokkal kezeli a vállalat fő üzleti folyamatait, egy helyen tárolja a szervezet fontos adatait, és az egész vállalat számára elérhetővé teszi a munkához szükséges információkat.

Egy jól kiválasztott ERP-rendszer adatbázisa:

• egységes, a jogosult munkatársak számára (jó esetben bárhonnan) elérhető formában tárolja a különböző szervezeti egységekben keletkező adatokat;
• folyamatosan frissül, így jelentősen gyorsítja a belső információáramlást;
• ha a bevitt adatok pontosak, gyorsítja és megalapozza a döntéshozók munkáját;
• segít abban, hogy a vezetés gyorsabban reagáljon a piac változásaira.

Az ERP-rendszer bevezetése több hónapos folyamat, de – akárcsak a házépítésnél – itt is érdemes a biztos alapokat választani a gyors megoldások helyett. Akár papíralapú iratokról áll át a cég, akár egy meglévő ERP-t cserél le, ha időben felismeri a bevezetést indokoló problémákat, az automatizálással jelentősen gyorsíthatók a munkafolyamatok.

1. Lassú és sokszor pontatlan az információáramlás

Célba nem érő e-mailek? Káosz, amikor a szabadságon lévő kollégát kell helyettesíteni? Feszült munkahelyi légkör? Irodák tele mappákkal és papírokkal? Ha ezek közül egy vagy több probléma Önöknél is gyakran előfordul, valószínűleg elérkezett az ideje egy ERP-rendszer bevezetésének.

A szervezet igényeihez igazított ERP-ben a napi munkához szükséges adatok és dokumentumok rendszerezve, minden jogosult munkatárs számára elérhetők, anélkül hogy ehhez fölöslegesen meg kellene keresni a kollégákat.

Mivel egy jól felépített ERP-ben a szükséges információ többnyire pár kattintással megtalálható, a korábban céltalan keresgéléssel töltött időt a munkatársak fontosabb feladatokra és megalapozott döntésekre fordíthatják.

Az adatok átköltöztetése és a funkciók beállítása még egy dobozos rendszerben is időigényes, külön munkaerőt kívánó feladat. Az AP4 testreszabott ERP-rendszerének bevezetésekor ebben is segítünk: sokéves tapasztalattal rendelkező csapatunk folyamatos teszteléssel és – a programkódot ismerve – hatékony hibajavítással támogatja az átköltözést és a munkatársak betanítását.

2. Nehézkes a visszakeresés, és túl sok iratot kell tárolni

Ha a vállalat működésében elsődleges elvárás a gyorsaság és a pontosság, a közös megbeszéléseken pedig rendszeresen előkerül, hogy nehéz visszakeresni a dokumentumokat, akkor nem érdemes tovább halogatni az ERP-rendszer bevezetését.

Egy jól felépített ERP-rendszerrel a digitális iroda már ma működő, kényelmes megoldás a dokumentumok tárolására.

Egy ERP-rendszerrel támogatott, papírmentes irodában:

• nem kell vég nélkül keresgélni a véletlenül kidobott vagy a partnernél maradt iratokat;
• esztétikusabb, szellősebb és motiválóbb munkakörnyezet alakulhat ki;
• a cég a mai környezetvédelmi elvárásoknak is jobban megfelelhet.

3. Tervezés mellett is nehezen tarthatók a határidők

A projekthatáridők pontos betartása a cég megítélésének fontos része. Cégvezetőként a gyorsaság és a határidőre történő teljesítés szinte mindennél fontosabb, a rendszeres csúszások azonban nem feltétlenül a kollégák alkalmatlanságát jelzik.

Egy ERP bevezetésével szervezettebbé válik a munka, hiszen minden kolléga pontosan látja, mi az aktuális feladata, és az időigényes információvadászat helyett a rendszerben azonnal megtalálja és lekérheti a hozzá szükséges adatokat. Ráadásul a folyamatok akkor sem állnak meg, ha valaki szabadságra megy.

Egy jól működő ERP-rendszerben pár kattintással elvégezhetők és lekérhetők olyan összetett számítások és kimutatások is, amelyek a bevezetés előtt napokig, akár hetekig elhúzódtak. Az automatizálásnak köszönhetően a feladattal megbízott munkatársak lényegesen rövidebb idő alatt több munkát végezhetnek el, mint vállalatirányítási rendszer nélkül. A nagyobb hatékonyság pedig a megrendeléseken és a számlákon is látható megtérüléssel járhat.

Egyedi kihívásokra válasszon a vállalatához igazított ERP-rendszert

Az AP4-nál tapasztalatból tudjuk, hogy a megfelelő ERP-rendszer megtalálására nincs általános recept. Mivel a vállalkozások igényei iparáguktól és működésüktől függően eltérnek, a munkát mindig egyeztetéssel és az igények közös felmérésével kezdjük.

Az igények felmérése után az ERP új, ágazatspecifikus megoldásokkal is bővülhet. A fejlesztés során megrendelőként menet közben is jelezheti a módosítási és finomítási igényeit.

Igény szerint egy működőképes első verziót (MVP, minimálisan életképes termék) is átadunk, amelyet az egyes területeken dolgozó kollégák a valós munkában is kipróbálhatnak. Az ő észrevételeik további hasznos szempontokat adnak a jól működő ERP-rendszer bevezetéséhez.

4. Gyorsabb és pontosabb adatokra lenne szükség a cég működéséről

A vállalkozás jövője és az eredményes értékesítés azon is múlik, hogy a döntések előtt lássák, jelenleg mely folyamatok működnek jól, és melyek kevésbé. Egy ERP-rendszer átveszi a kollégáktól az adatgyűjtés és az elemzés aprólékos munkáját. A kész kimutatások pár kattintással lekérhetők, és például a rövid hétfő reggeli megbeszélésen jól használhatók a hét legfontosabb feladatainak kijelöléséhez.

Ha az AP4 testreszabott ERP-rendszerét választja, megrendelőként Ön határozza meg, milyen elemzési szempontok kerüljenek a kész rendszerbe. Így az ERP a benne dolgozó csapat napi munkáját és a cég jövőbeli sikerét szolgálja.

5. Biztonságosan szeretné tárolni a céges adatokat és információkat

Legyen szó bejövő és kimenő számlákról, a partnerek személyes adatairól, munkaszerződésekről vagy folyamatleírásokról, az adatvesztés cégvezetőként és munkavállalóként is igazi rémálom.

Egy korszerű ERP-rendszer megelőzheti, hogy egy beázás, tűz vagy lopás miatt a papíralapú iratokkal együtt az adatok is elvesszenek, és a rendszerhibák javításával, valamint a folyamatos biztonsági mentéssel járó feladatok terhét is leveszi a kollégák válláról.

Az AP4 által fejlesztett ERP-rendszerek bevezetésénél az adatbiztonság az első számú szempont. Nagy hangsúlyt fektetünk a céges hierarchiának megfelelő jogosultságok kiosztására, az üzemeltetéshez pedig korszerű, bárhonnan elérhető felhőalapú megoldásokat részesítünk előnyben; ezek rendelkezésre állását a felhőszolgáltató szerződéses vállalása (SLA) rögzíti.

Ha ezek a jelek ismerősek, érdemes elgondolkodni egy ERP-rendszer bevezetésén. Kérjen időpontot, és segítünk felépíteni a vállalata kihívásaihoz igazított rendszert.

Kérjen díjmentes, 30 perces egyeztetést.